Ihr Praxis-Nutzen

• Sie lernen, Ihren Arbeitsplatz visuell und organisatorisch so zu strukturieren, dass Sie
  alles griffbereit haben.
• Sie organisieren die Erledigung Ihrer Tätigkeiten durch Prioritätensetzung, Eliminierung und Verkürzung von Zeitfressern.
• Sie können Routineaufgaben besser planen und Überflüssiges vermeiden.
• Sie wenden Methoden zur Verbesserung Ihrer Arbeitstechnik an.
• Sie erfahren, wie die E-Mail-Bearbeitung auch ohne Stress erledigt werden kann.
• Sie organisieren Ihre Ablage so, dass Sie schnell alles wiederfinden.

Inhalte des Seminars

• Persönliche Arbeitsplatzorganisation
  • Visuelle Ordnung und Struktur schaffen
  • Basics für Standardisierungen am Arbeitsplatz
• Zeitmanagement
  • Planung von Tätigkeiten und Aufgaben
  • Verwaltung von Terminen über elektronische Medien
• Informationsmanagement
  • E-Mails effektiv und effizient bearbeiten
  • Korrespondenzen kurz und modern verfassen
• Archivierung und Registratur
• Vor- und Nachteile klassischer Registraturformen
• Alternative Ablageformen (Dokumentenmanagement-Systeme)
• Bewährtes prüfen, Ballast über Bord werfen

Zielgruppe

Verwaltungsfachangestellte, Bürofachkräfte, Assistenten/Assistentinnen und alle, die ihre Büroorganisation optimieren möchten.

Im Seminarpreis ist inbegriffen

Der Seminarpreis versteht sich inklusive Mittagessen, Getränke, Pausenverpflegung, Seminarunterlagen und Zertifikat.

Zielgruppe

Direktionssekretäre/innen, kaufmännische Sachbearbeiter/innen, Office Manager, Assistenz

Das ist im Preis Inbegriffen

Inklusive sind jeweils die Mittagessen, Getränke, Pausenverpflegung, digitale Seminarunterlagen. Sie erhalten im Anschluss an den Lehrgang ein Zertifikat des Schweizerischen Instituts für Betriebsökonomie SIB.

Ihr Praxis-Nutzen

• Sie lernen die Grundlagen der Digitalisierung und der digitalen Tools kennen.
• Sie erhalten eine Übersicht über topaktuelle, nützliche digitale Tools für das Office Management (wie z.B. Trello, Slack, Zapier).
• Sie erfahren, wie Smart Working mithilfe digitaler Tools funktioniert.
• Anhand von Anwendungsbeispielen lernen Sie Strategien kennen, wie Sie digitale Tools erfolgreich in Ihren Arbeitsalltag integrieren.
• Sie können spezifische Fragestellungen aus Ihrem Arbeitsalltag einbringen und mit Unterstützung beantworten.

Inhalte des Seminars

• Wo stehen wir derzeit und wohin geht die Reise?
• Grundlagen für Systeme & Synchronisationen
• Does und Donts

• In der Microsoft Umgebung
• in der Google Umgebung
• In der Open Source Umgebung

• Was ist ein smarter Workflow?
• Wir bauen einen smarten Workflow

• Beispiele und Inspirationen aus der Praxis

Tipp: Sie haben die Möglichkeit, Ihre konkreten Fragen 3 Wochen vorab per Mail den Referenten zu stellen. So können die Referenten Ihre Fragen gleich vor Ort behandeln.

Zielgruppe

Direktionssekretäre/innen, kaufmännische Sachbearbeiter/innen, Office Manager, Assistenz.

Wichtiger Hinweis

Bringen Sie Ihren Laptop mit Administratorrechten mit in das Seminar.

Methoden

Theoretische Grundlagen und Praxisbeispiele, praxisnahe Übungen, konkrete Lösungsansätze und Umsetzungshilfen, Klärung spezifischer Fragestellungen aus der Praxis.

Weiterbildungsplattform myEvents

Über myEvents gelangen Sie zu Ihren digitalen Seminarunterlagen, wertvollen Zusatzinformationen und Arbeitshilfen für den Praxistransfer. Über Ihr persönliches Login können Sie uneingeschränkt auf sämtliche Unterlagen und Tools aller von Ihnen besuchten WEKA-Weiterbildungen zugreifen. Eine detaillierte Schritt-für-Schritt-Anleitung für den Zugriff auf myEvents finden Sie hier.

Themenschwerpunkte

Büroorganisation 4.0 – wohin geht die Reise?

• Herausforderungen von mobilem Arbeiten und virtuellen Teams
• Verknüpfung von Work & Life – effizientes Arbeiten im Homeoffice
• Prozessoptimierung mit Lean Office
• Kaizen war gestern – Lean ist heute

Umgang mit der Informationsflut

• Papierlos arbeiten mit OneNote
• E-Mail-Organisation: Vom Posteingang bis zur Ablage
• E-Mail-Ablage, Papierablage & Laufwerke strukturieren

Erfolgreich digital zusammenarbeiten

• Arbeiten mit der Cloud – das müssen Sie wissen
• Digital unschlagbar: Office 365 und Teams machen es möglich
• Kanban-Boards – ein perfektes Tool zur Steigerung der Teameffizienz
• Gemeinsame Zusammenarbeit an Dokumenten

Erweitern Sie Ihre digitale Toolbox

• Die Big Five für Ihr Selbst- und Teammanagement
• Wann OneDrive – wann SharePoint?
• Microsoft Planner: Ihr XXL-Aufgabenmanagement
• Microsoft To Do: Zwischen Outlook-Aufgaben, To-do-Listen und Planner-Aufgaben

Nutzen

• Sie kennen die Anforderungen und Strategien einer professionellen und smarten Büro- und Arbeitsorganisation.
• Sie erfahren, wie Sie Ihren Workflow besser organisieren und Abläufe souverän standardisieren.
• Sie lernen, wie sich der Arbeitsplatz in Zukunft mit Cloud-basierten Werkzeugen gestalten lässt und welche positiven Auswirkungen dies auf die bisherige Organisation hat.
• Sie lernen, wie Sie sich am besten organisieren, um auch ortsunabhängig arbeiten zu können.
• Sie fühlen sich im Alltag sicherer im Umgang mit modernen Medien.
• Sie wissen, wie Sie im Team oder für sich selbst ein einheitliches Ordnungssystem aufbauen.
• Sie kennen die wichtigsten Tools und Techniken des modernen Wissensmanagements.
• Sie profitieren anhand von Best Practices, wie moderne Medien die Büroarbeit revolutionieren und Sie und Ihr Team deutlich effektiver zusammenarbeiten.

Teilnehmer

Dieses Seminar richtet sich an Assistenten, Sekretärinnen, Office Manager und Sachbearbeiterinnen, die ihr Wissen in Bezug auf Digitalisierung und Agilität vertiefen möchten und auf dem neusten Stand mit der Nutzung von digitalen Medien sein wollen.

Arbeitsmethode

Praxisnahe Vermittlung anhand von Fallbeispielen, Trainer-Inputs, Diskussionen, Einzel- und Gruppenübungen, Plenumsübungen und Erfahrungsaustausch.

Seminarzeiten

09:00 - 17:00 Uhr

E-Learnings

• Agiles Projektmanagement - Grundlagen, 70 Minuten
• Digitale Informationsflut effizient meistern, 60 Minuten
• Erfolgreich arbeiten im Homeoffice, 50 Minuten
• Hybrides Arbeiten: On- und offline punkten, 70 Minuten
• Klassisches Projektmanagement - Projekte erfolgreich planen, 90 Minuten
• Klassisches Projektmanagement - Projekte erfolgreich steuern, 80 Minuten
• Produktiver und zufriedener im Job, 60 Minuten
• Virtuelle Teams - Kommunikation, 50 Minuten
• Zeitmanagement, 70 Minuten

Ihr Nutzen

Sie werden zum unabdingbaren Partner im Unternehmen und führen ein modernes, effizientes und professionelles Office. Detaillierte Beschreibungen finden Sie auf dem jeweiligen Seminar.

Blended learning

Die Präsenztrainings und die E-Learnings ergänzen sich perfekt. Die E-Learnings unterstützen Sie dabei, die in den Präsenzseminaren behandelten Themen und Inhalte nochmals Revue passieren zu lassen und der Vergessenskurve entgegenzuwirken. Aus der Verbindung der Präsenz-Seminare mit den dazu passenden digitalen Learning-Einheiten ergibt sich eine nachhaltige persönliche Weiterentwicklung.

Anerkennungsstatus des Zertifikats

Dank der guten Reputation und dem hohen Bekanntheitsgrad ist die Anerkennung des Zertifikats in der Schweiz sehr hoch bzw. unbestritten. Das ZfU-Zertifikat wird seit vielen Jahren angeboten und immer den neuesten Herausforderungen der Unternehmen, Führungskräfte und Mitarbeitenden angepasst. Bereits mehrere Hundert Teilnehmende haben den Namen dank hoher Zufriedenheit nach aussen getragen. Die meisten Teilnehmenden kommen auf Empfehlung, was zeigt, dass nicht nur die Anerkennung, sondern auch die Zufriedenheit der Teilnehmenden sehr hoch ist.

Damit das Zertifikat ausgestellt werden kann, müssen alle Seminartage vollständig besucht werden. Es gibt auf diesem hohen Niveau keine Prüfungen mehr.

Nach Erhalt des Zertifikats sind die Teilnehmenden berechtigt, den Titel «Zertifizierte Office Managerin ZfU» oder «Zertifizierter Office Manager ZfU» zu tragen.

Arbeitsmethode

Interaktives, auf die direkte Umsetzung fokussiertes Programm mit modernsten Ansätzen, Einzel- und Gruppenarbeiten. Fallbearbeitungen und der Erfahrungsaustausch ermöglichen Ihnen eine wirkungsvolle und nachhaltige Umsetzung in die Praxis.

Anmeldung

Die Termine und die Reihenfolge sind frei wählbar. Um das Zertifikat zu erlangen, ist die Absolvierung aller Seminartage Bedingung.

Damit Sie vom Lehrgangspreis profitieren können, muss dieser im gesamten gebucht werden. Es ist auch möglich, nach dem Besuch eines der Module sich anschliessend für den Lehrgang anzumelden. Haben Sie bereits einzelne Seminare gebucht/absolviert und möchten nun den Lehrgang absolvieren? Melden Sie sich, wir unterbreiten Ihnen gerne ein spezielles Angebot.

Themenschwerpunkte

Professionelles Office Management

• Allroundkompetenzen sind gefragt – sind Sie fit?
• Die Unternehmens- und Managementziele erkennen und eigene Ziele daraus ableiten
• Erwartungsmanagement: Was ist meine Rolle? Welche Handlungsbefugnisse habe ich?
• Kreieren Sie Ihr Big Picture

Aktiver Team- und Führungssupport – so geht’s

• Die Managementaufgaben Ihrer Vorgesetzten und Ihr Anteil an deren Erfolg
• Bei welchen Aufgaben leisten Sie aktiven Chef-Support?
• Wie organisieren wir uns optimal (analog und digital)?
• Wie können wir unsere Kommunikation und den Informationsfluss optimal gestalten?
• Assistenz in der Sandwichposition: Vertrauen aufbauen

Managementtechniken und Führungsinstrumente

• Der Managementregelkreis für Führungskräfte und die Management-Assistenz
• Führen und geführt werden: Kolleginnen führen ohne Vorgesetztenfunktion, Führung von unten, Führungsstile Heute
• Praxistransfer: Managementregelkreis für Ihre persönliche Problemstellung aus Ihrer Praxis

Die starke Office-Managerin, der starke Office-Manager

• Konflikte aktiv und konstruktiv lösen
• Umgang mit schwierigen Persönlichkeiten
• Souveränität & Gelassenheit auch in hektischen Situationen
• Die Assistenz als Mediator: Gesprächsführung in herausfordernden Situationen
• Stärken der eigenen Persönlichkeit

Nutzen

• Sie erfahren, wie Sie Ihre Rolle als Office-ManagerIn weiterentwickeln und Ihre Professionalität und Handlungskompetenz steigern.
• Sie bringen Ihr Wissen auf den neuesten Stand.
• Sie erhalten neue Impulse für eine «unternehmerische» und eigenständige/n Office-ManagerIn
• Sie erfahren, wie Sie sich auf höchster Ebene richtig positionieren
• Sie stärken Ihre Auftrittskompetenz sowie Ihre Durchsetzungsfähigkeit.
• Sie erleben kurzweiliges, praxisorientiertes Lernen und tollen Erfahrungsaustausch

Teilnehmer

Dieses Seminar richtet sich an Office-MangerInnen, Assistenzen und Mitarbeitende aus dem Office-Management, die ihre Position und Handlungskompetenz weiterentwickeln und ihr persönliches Potenzial ausbauen wollen.

Arbeitsmethode

Praxisnahe Vermittlung anhand von Fallbeispielen, Trainer-Inputs, Diskussionen, Einzel- und Gruppenübungen, Plenumsübungen und Erfahrungsaustausch.

Seminarzeiten

1. Tag: 09:00 - 17:00 Uhr

2. Tag: 08:30 - 16:30 Uhr

Ihr Praxis-Nutzen

• Sie entdecken kreative Anwendungsmöglichkeiten der KI-Tools, um Geschäftspartner/innen oder Kunden/innen zu begeistern.
• Sie überzeugen mit gut formulierten E-Mails, Briefen und Online-Texten und erstellen passendes Bildmaterial.
• Sie lernen mit möglichen Herausforderungen und Gefahren beim Einsatz von KI-Tools umzugehen.
• Sie können KI-Tools in Ihren Arbeitsalltag integrieren, um effektiver zu arbeiten und Ihre Arbeitsabläufe zu optimieren.

Inhalte des Seminars

• Theorie der KI-Tools: Kennenlernen von Tools wie ChatGPT, Perplexity.ai, deepl.com, Bard etc. und deren Einsatzmöglichkeiten im Office Management
• Prompt Engineering: Mit präzisen Anweisungen das Beste aus den Text- und Bildwerkzeugen herausholen
• Praktisches Üben: Ausprobieren der Werkzeuge, in Begleitung der Referentin
• Einsatz von KI im beruflichen Umfeld: Nutzen, Herausforderungen und potenzielle Risiken

Zielgruppe

Assistenz, Sachbearbeiter/innen und Interessierte.

Wichtiger Hinweis

Bitte nehmen Sie Ihren Laptop mit in das Seminar. Ein eigener Google-Account und ein Login für ChatGPT werden vorausgesetzt.

Methoden

In diesem Seminar trifft Wissenstransfer auf kreative Aufgaben und aktive Anwendungen. Sie bekommen Einblick in KI-Tools, testen diese selbst, stellen Fragen und diskutieren Ihre Erfahrungen in Gruppen. Auf diese Weise entsteht ein Tag des aktiven Lernens und praktischen Einsatzes von KI, dessen Erkenntnisse Sie direkt in Ihren Arbeitsalltag integrieren können.

Weiterbildungsplattform myEvents

Über myEvents gelangen Sie zu Ihren digitalen Seminarunterlagen, wertvollen Zusatzinformationen und Arbeitshilfen für den Praxistransfer. Über Ihr persönliches Login können Sie uneingeschränkt auf sämtliche Unterlagen und Tools aller von Ihnen besuchten WEKA-Weiterbildungen zugreifen. Eine detaillierte Schritt-für-Schritt-Anleitung für den Zugriff auf myEvents finden Sie hier.